今すぐできる！無料から始める契約書業務の効率化 ―中小企業のための業務改善実践ガイド―
「契約書の作成や確認に追われ、本来の業務に集中できない…」
多くの中小企業では、一人ひとりが複数の役割を担うため、契約書業務の負担が大きくなりがちです。この非効率な状況を放置していては、企業の成長にブレーキをかけてしまうかもしれません。契約書業務の遅れは、ビジネスチャンスの損失やコンプライアンスリスクに繋がる可能性があります。
本記事では、中小企業が陥りやすい課題と、いますぐできる無償対策と有償ツールの導入について解説します。
目次[非表示]
なぜ中小企業の契約書業務は「遅い」「面倒」なのか？
中小企業の契約書業務は、なぜ「遅い」「面倒」と感じられるのでしょうか？その背景には、主に以下の３つの要因が複雑に絡み合っています。
兼任担当者の負担と知識不足
中小企業では、法務専任の担当者を置く余裕がなく、営業担当者や経営者、総務担当者などが契約書業務を兼任しているケースがほとんどです。専門知識や経験が不足している中で、他の業務と並行して契約書業務を行うため、様々な問題が生じています。
例えば、営業担当者が契約書作成を兼任している場合、本来の営業活動に集中すべき時間が契約書作成に奪われてしまい、売上増加の機会を逃してしまう可能性があります。また、法律知識が乏しいため、インターネットで情報を探しながら作成したり、過去の契約書を参考にしたりすることで、非効率になるだけでなく、間違った条項を記載してしまうリスクもあります。
属人的なプロセスの弊害
担当者によって契約書の確認項目や方法が異なるため、過去の類似契約書の検索に多大な時間を要し、業務効率が低下しています。このような属人的なプロセスは、効率性の問題だけでなく、担当者の異動や退職によって業務が停滞するリスクも内包しています。
特定の担当者のみが契約書のレビューを担当している場合は、その担当者が病気や休暇で不在となれば、契約書の確認作業が停止し、契約締結の遅延を招きます。また、長年勤続しているベテラン社員のみが過去の契約書の内容を把握している状況では、他の社員が必要な情報にアクセスできず、組織全体の生産性が低下することになります。
紙ベース管理の限界
紙での契約書管理には、保管スペースの確保という物理的な課題に加え、必要書類の検索困難性や紛失リスクなど、運用面での問題が存在します。さらに、契約更新時期の管理や最新版の特定が煩雑となり、これらの管理に要する人的・時間的コストは無視できません。
実際の現場では、過去の契約書をキャビネットから探し出す作業には膨大な時間を要し、業務効率を著しく低下させています。さらに深刻な問題として、目的の契約書が見つからず類似の契約書を新規作成せざるを得ないケースや、バージョン管理が不十分なために古い契約書を誤って使用してしまうケースも発生しています。このような非効率な管理方法は、企業の生産性低下や法的リスクにつながる可能性があります。
いますぐできる！契約書業務改善の３ステップ
これらの契約書管理の課題を解決するためには、段階的な改善プロセスが必要です。本章では、特別なシステム投資をせずに、明日から実践できる改善の3ステップをご紹介します。
ステップ１：現状分析 - 問題の根源を突き止める
まずは、自社の契約書業務の現状を把握し、課題を明確にすることから始めましょう。
項目 |
内容 |
|---|---|
契約書の種類別分析 |
自社で取り扱う契約書の種類を洗い出し、それぞれの締結頻度と重要度を分析します。頻繁に締結する重要な契約書ほど、優先的に効率化を図るべき対象となります。 |
業務フローの可視化 |
契約書の作成から締結、保管、更新までの流れを可視化し、各プロセスにかかる時間や担当者を明確にします。これにより、業務のボトルネックとなっている箇所や非効率な部分が明らかになります。 |
課題の優先順位付け |
洗い出した課題を、緊急度と重要度の２つの軸で整理し、優先順位を付けます。緊急度が高く、重要度も高い課題から優先的に解決していくことで、効率的に改善を進めることができます。 |
ステップ２：業務改善 - 今すぐできることから始める
現状分析で明らかになった課題を解決するために、具体的な対策を実施します。高価なツールを導入しなくても、今すぐできる改善策はたくさんあります。
項目 |
内容 |
契約書ひな形集の作成 |
様々な契約書の条項例をまとめた「契約書ひな形集」を作成しておくと、個々の契約書を作成する際に、必要な条項をコピー＆ペーストで利用できます。これにより、条項の検記時間を削減し、効率的に契約書を作成できます |
チェックリスト作成・活用 |
契約書レビュー時に確認すべき項目を網羅したチェックリストを作成します。チェックリストを活用することで、担当者によるチェック漏れを防ぎ、レビューの品質を均一化できます。 |
レビュー体制の見直し |
重要な契約書は、複数人でレビューする体制を構築しましょう。複数人の目でチェックすることで、リスクの見落としを防ぎ、契約書の品質を高めることができます。 |
契約書台帳作成 |
Excelなどで契約書台帳を作成し、契約書の基本情報（契約相手、契約締結日、契約期間、契約内容、担当者、保管場所など）を登録するようにしましょう。これにより、契約書の検索時間を短縮できるだけでなく、契約期限の管理も容易になります。 |
書式・フォント統一 |
契約書の書式やフォントを統一することで、見やすさが向上し、誤読を防ぐことができます。また、フォントサイズを小さくすることで、印刷コストの削減にもつながります。 |
ファイル名ルール統一 |
電子データで契約書を管理している場合は、ファイル名にルールを設けましょう。例えば、「契約相手名_契約年月日_契約種類」のように統一することで、目的の契約書を簡単に見つけることができます。 |
フォルダ構成見直し |
契約書を保管しているフォルダ構成を見直し、整理整頓することで、目的の契約書に素早くアクセスできるようになります。 |
ステップ３：業務標準化 - シンプルな仕組み作り
契約書業務を効率的に進めるには、以下のような基本的な仕組み作りが有効です。
項目 |
内容 |
基本ルールの明確化 |
契約書の確認者と決裁者を明確にし、社内で共有します。シンプルな承認の流れを決めることで、スムーズな意思決定が可能になります。 |
簡易マニュアルの整備 |
テンプレートの使い方や基本的なチェックポイントをまとめた簡潔なマニュアルを作成します。これにより、担当者の不在時でも基本的な対応が可能になります。 |
契約書レビューツールの活用
上記の改善3ステップを実践することで、契約書業務の効率化は実現できます。しかし、さらなる業務効率の向上や、企業の成長に合わせた契約書管理の高度化を目指すなら、AIを活用した契約書レビューツールの導入が有効な選択肢となります。
導入で得られるメリット
契約書レビューツールの導入は、業務効率化からリスク管理まで、幅広い効果をもたらします。主なメリットを4つの観点から説明します。
-
業務時間の大幅な削減
AIによる自動チェック機能により、従来の手作業に比べて飛躍的に時間を短縮できます。例えば、数時間かかっていたレビュー作業が数分で完了するなど、劇的な効率化が期待できます。 -
確認品質の向上
人手による確認では避けられなかったミスや見落としを、AIが漏れなくチェックします。契約書の確認作業を定型化することで、担当者による品質のばらつきも解消できます。 -
法務リスクへの対応
法令改正や新しい判例に応じてツールが更新されるため、常に最新の法的基準に沿った契約書の作成・確認が可能です。これにより、コンプライアンス上の懸念事項を事前に防ぐことができます。 -
経営効率の改善
契約書業務の効率化は、単なる時間短縮にとどまりません。人材を高付加価値の業務に振り向けることで、組織全体の生産性向上につながります。結果として、人件費の最適化も期待できます。
搭載されている機能は？
契約書レビューツールは、契約書業務の効率化と品質向上を実現する4つの基本機能を備えています。
-
AIレビュー
契約書の内容を自動でチェックし、リスクのある箇所や修正が必要な部分を指摘。人的ミスを防ぎながら、レビュー時間を大幅に短縮します。 -
法務情報の自動更新
法改正や重要判例の更新に応じてチェック基準を自動更新。最新の法的要件に沿った契約書作成を支援します。 -
共同レビュー
複数担当者による同時確認が可能。さまざまな視点からのチェックにより、見落としを防ぎ、契約書の品質向上につながります。 -
契約書管理
契約相手や締結日、契約期間などの基本情報を一元管理。必要な契約書の素早い検索や、更新期限の管理を効率化します。
契約書業務の効率化がもたらす効果
契約書業務の効率化は、業務改善の入り口に過ぎません。その真価は、組織全体にもたらされる3つの本質的な変化にあります。
契約書業務の効率化は、企業の成長を支える重要な要素です。具体的には、以下のようなメリットが見込めます。
専門性を活かせる組織へ
営業担当者は顧客との関係構築に、開発担当者は製品開発に、それぞれの専門性を活かした業務により多くの時間を費やせるようになります。契約書作成に費やしていた時間を、本来注力すべき価値創造の業務へと振り向けることで、組織全体の生産性が向上します。
ビジネスチャンスを逃さない体制へ
契約書業務の迅速化と品質向上は、取引先との信頼関係構築にも大きく貢献します。契約締結までの時間短縮により、ビジネスチャンスを逃さず、スピーディーな事業展開が可能になります。また、契約内容の正確な理解と適切な管理により、長期的なパートナーシップの構築にもつながります。
法務リスクに強い組織へ
AIによる自動チェック機能の活用で、契約書の品質が均一化されるだけでなく、最新の法令や判例に基づいた確認が可能となります。これにより、見落としのない確実な契約書管理が実現し、将来的なトラブルを未然に防ぐことができます。
まとめ - 明日から始める契約書業務の改善
契約書業務の改善は、できることから一歩ずつ進めることが重要です。
第一のステップとして、契約書の種類を整理し、業務フローを可視化します。その上で、チェックリストやテンプレートを整備することで、基本的な業務改善が実現できます。
次の段階として、契約書レビューツールの導入を検討します。これは、契約書作成の業務量が増加したとき、担当者への依存度が高まったとき、契約書の品質にばらつきが出てきたとき、あるいは法務面での不安が出てきたときが検討の適切なタイミングとなります。
自社の状況に合わせて段階的に改善を進めることで、着実な業務改革を実現できます。まずは現状の課題を整理することから始めてみませんか？
