若手社員が活きる！ ビジネスチャットで実現する、世代を超えた社内コミュニケーション

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メールの返信待ちで仕事が止まる。電話での伝言が正確に伝わらない。

こんな悩みを抱える企業に、ビジネスチャットという選択肢があります。
電話やメールでのやり取りに慣れた企業にとって、新しいツールの導入は不安かもしれません。

でも、ビジネスチャットは、より効率的で活気のある職場づくりのきっかけとなるはずです。
この記事では、ビジネスチャットの具体的なメリットと、スムーズな導入方法をご紹介します。

なぜ今、ビジネスチャットなのか？

企業が抱えるコミュニケーションの課題

今、多くの企業が日々のコミュニケーションで悩んでいます。
メールの返信を待つ間に商談のチャンスを逃したり、電話での急な割り込みで集中力が途切れたり。
こうした問題は、単なる不便さだけでなく、業務効率の低下や顧客対応の遅れにもつながっています。
特に深刻な課題として、以下が挙げられます。

• 重要な情報が関係者に届くまでに時間がかかる
• メールの返信待ちで仕事が止まってしまう
• 電話対応で手元の作業が中断される

ビジネスチャットがもたらす可能性

このような課題を解決する手段として、ビジネスチャットが注目を集めています。
ビジネスチャットには以下のような特徴があります。

• その場で気軽に質問や相談ができる
• 複数のメンバーと同時に情報共有できる
• スマートフォンがあれば外出先でも対応できる

情報共有がスムーズになることで、チームの連携が強化され、ビジネスチャンスを逃さない組織づくりが可能になります。

コミュニケーションツールを使いこなす

3つのツールの特徴と使い分け

私たちの仕事で使う主なコミュニケーションツール、「電話」「メール」「ビジネスチャット」には、それぞれ得意分野があります。

電話、メール、ビジネスチャットといった各ツールには一長一短があります。状況に応じた使い分けや、組み合わせが重要です。

若手社員が「チャット」を好む理由

スマートフォンやSNSと共に育った若手社員たちにとって、チャットでのコミュニケーションは日常的なものです。
メールや電話と比べて、チャットの方が気軽にコミュニケーションが取れると感じる若手も多いでしょう。
ビジネスチャットには、若手社員の普段のコミュニケーション習慣と共通する特徴があります。

若手社員は、生まれたときからインターネットやSNSが身近にある環境で育ってきました。そのため、テキストでのコミュニケーションに慣れており、チャットツールを抵抗なく受け入れることができます。

• 素早いメッセージのやり取り
• 絵文字やスタンプを使った柔らかい表現
• スマートフォンでいつでもどこでも確認

若手社員にとって使い慣れているチャットを仕事で活用できれば、より前向きに社内のコミュニケーションに取り組めるはずです。

​​​​​​​活用事例から見る導入のメリット

電話メモをチャットで共有する

「電話メモが見つからない」「伝言が正確に伝わっていない」――。
こんな経験はありませんか？多くの企業で、電話応対に関する課題を抱えています。
ビジネスチャットを使えば、こうした問題を簡単に解決できます。電話を受けたら、相手の名前や用件、緊急度などを決まった形式でチャットに書き込みます。すると、関係する社員全員がすぐに内容を確認できます。
また、誰がいつ電話を受け、どう対応したのかの記録が自然と残るので、「あの電話の件はどうなった？」といった確認も簡単です。電話メモの紛失や伝言ミスの心配もなくなります。

新人の質問・相談窓口をチャットで作る

「これって、どうすればいいんですか？」新入社員からよく聞かれる質問。一つ一つは簡単な内容でも、その都度説明するのは大変です。
そこで、新入社員が気軽に質問できるチャットルームを作ってみましょう。業務の進め方や社内システムの使い方など、分からないことをすぐに質問できる場があれば、新入社員も安心です。
チャットルームを上手に活用するコツは、次の3つです。よく聞かれる質問の答え方を決めておく、似たような質問をまとめて整理する、ベテラン社員が交代で回答を担当する。このように工夫することで、新入社員への指導がスムーズになり、早く仕事を覚えてもらうことができます。

雑談チャットで社内の交流を深める

「今日のランチ、おいしかった！」「この仕事、うまくいきました」。こんな何気ない会話から、社内の雰囲気は変わっていきます。
雑談用のチャットルームを作ると、普段は話す機会の少ない社員同士でも気軽に交流できます。はじめは、昼食の話題や仕事での小さな成功体験、気になる業界ニュースなど、誰でも参加しやすい話題から始めるといいでしょう。
大切なのは、参加は自由、投稿も自由という気軽さです。ただし、勤務時間内での利用を基本にするなど、最小限のルールは決めておきましょう。
上司も時々参加して、さりげなく社員の頑張りを褒めるなど、明るい職場づくりに活用できます。

ビジネスチャットを導入するには

まずは無料プランで試してみる

ビジネスチャットを導入する際は、いきなり全社導入するのではなく、まずは無料プランから始めるのがおすすめです。
主要なビジネスチャットサービスでは、一定期間や少人数までなら無料で使えるプランを用意しています。
試し使いのコツは、次のような手順で進めることです。まず、異なる部署から5～6人程度の小さなグループを作ります。
基本的な機能から使い始めて、徐々に使い方を広げていきましょう。自社の仕事の進め方に合っているか確認しながら必要に応じて他のツールも試してみると、自社に合ったものが見つかるはずです。

若手社員の経験を活かす

ビジネスチャットの導入を成功させるポイントは、普段からLINEなどのチャットに慣れている若手社員の力を借りることです。
たとえば、若手社員に「チャット推進担当」として協力してもらいましょう。基本的な使い方を教えたり、便利な使い方を提案したり、分からないことの相談窓口になってもらったりと、若手社員の得意分野を活かすことができます。
ただし、若手社員に頼りすぎるのは良くありません。会社全体で協力して取り組むことで、無理なく導入を進められます。

おわりに：新しい一歩を踏み出そう

ビジネスチャットは、単なる連絡手段ではありません。情報をスムーズに共有できるだけでなく、若手社員が活躍しやすい環境づくりや、世代を超えた交流のきっかけにもなります。
特に中小企業の皆様にとって、ビジネスチャットは大きな可能性を秘めています。

電話やメールだけでは難しかった素早い情報共有や、場所を選ばない柔軟な働き方が実現でき、会社の成長にもつながるはずです。
まずは無料プランを使って、小さな範囲から試してみてはいかがでしょうか。若手社員の意見も取り入れながら、自社に合った使い方を見つけていけば、より働きやすい職場が作れるはずです。

新しい働き方への第一歩。その一歩が、皆様の会社の未来を明るく照らすことを願っています。

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