SaaSとは何か？業務効率化の第一歩として知っておきたい基礎知識

「そもそもSaaSって何？」
「導入するとどんな効果が出るの？」

そんなお悩みを抱えてはいませんか？

SaaS（サース）とは、業務用ソフトウェアをパソコンにインストールせず、インターネット経由で利用できるサービス形態のことです。
経費精算・勤怠管理・ファイルストレージ・文書管理など、さまざまな業務に活用されており、業務効率化を目指す企業にとってSaaSは欠かせない存在となりつつあります。

しかしながら、実際には「何から着手すべきか分からない」「費用対効果が見えない」といった課題から、SaaSの導入に踏み出せずにいる企業も少なくありません。

この記事では

１．SaaSとは何か？
２．SaaSの役割とは？
３．SaaS導入によって期待できる効果とは？
４．SaaS活用を成功させるために知っておきたい懸念と対処法
５．SaaSの導入に適した業務とツール例
６．SaaS導入には何から着手すればいい？
７．まとめ：SaaSは中小企業の「業務の仕組み化」を実現する有効手段

について解説しています。

SaaSとは何か？

最近「SaaS」という言葉を見聞きする機会が増えています。
とはいえ「SaaSって何？」「そもそもどう読むの？」と思った方もいらっしゃるのではないでしょうか。

読み方は「サース」または「サーズ」と読みます。
「Software as a Service」の略で、日本語では「サービスとしてのソフトウェア」と訳されます。
簡単に言えば、業務用ソフトウェアをパソコンにインストールせずにインターネット経由で利用できるサービス形態のことです。

SaaSの最大の魅力は、以下のポイントにまとめられます。

・導入の手軽さ
従来の業務ソフトは初期投資が高く、サーバーの管理が必要でしたが、SaaSはその心配がありません。

・コストのわかりやすさ
必要な機能を選んで契約できるため、会社の規模やニーズに合わせて柔軟に利用できます。
たとえば、小規模な企業でも必要な機能だけを選んで無理なく導入できるのが嬉しいポイントです。

・常に最新のバージョン
SaaSを利用することで、面倒なアップデートや保守作業に追われることなく、常に最新の機能を利用できます。

・ハードウェア不要
サーバーや専用のハードウェアを購入する必要がないため、コストを抑えたい企業にとって非常に魅力的な選択肢です。

・ITに詳しくなくても安心　
直感的に操作できるツールが多くサポートも手厚いため、困ったときはすぐに助けてもらえます。
さらに、最初は一部の業務から試す“スモールスタート”が可能なため、自分たちのペースで安心して導入できます。

これらのメリットによりSaaSは業務の効率化にもつながります。
たとえば、在宅勤務中のチームメンバーとリアルタイムで情報共有でき、コミュニケーションがスムーズになるほか、データの一元管理により無駄な作業が減り、より重要な業務に集中できるようになります。
　

SaaSは以下のような分野で多く利用されています。

(１) 経費精算・勤怠管理
(２) オンライン会議や情報共有
(３) 顧客管理・マーケティング支援
(４) ファイルストレージ・文書管理

SaaSの役割とは？

SaaSが注目されている背景には「少ない人数で効率的に業務を運営したい」というニーズの高まりがあります。
中小企業ではとくに、以下のような経営課題が多く見受けられます。

(１) 人手不足による業務負担の集中
(２) 業務の属人化と引き継ぎの困難さ
(３) 紙・Excelを使った手作業の限界
(４) 情報共有・伝達の遅れによるミスの発生

こうした課題をソフトウェアの導入によって仕組み化・見える化し、標準化することがSaaSの役割です。

SaaS導入によって期待できる効果とは？

たとえば、これまで手作業で行っていた経費精算や顧客情報の管理・レポート作成のような作業を、SaaSを活用し自動化すれば、担当者の負担を減らし、より重要な業務に集中できる環境を整えることができます。

その結果、手作業や転記に起因するミスも大幅に減少させることができるようになります。

SaaSはクラウド上で動作するため、社内外のどこにいてもリアルタイムで情報にアクセスすることができます。
メールや紙でのやり取りに比べて、データ共有やチーム間の連携がスムーズになり、意思決定のスピードも格段に上がります。
また、仕事をしているとよく起こる

「どこに何があるのか分からない」
「担当者しか知らない」

といった業務の属人化を防ぐことができるようになるのも大きなメリットといえます。
　

従来のソフトウェアは導入時に高額な費用が必要でしたが、SaaSは月額・年額などの定額制が主流で、初期投資を抑えて導入できます。

必要な機能だけを契約できるため、事業規模に応じた柔軟な運用が可能です。
サーバーや専用端末の購入・管理も不要なため、会社の規模に関わらず無理なく導入できます。

SaaS活用を成功させるために知っておきたい懸念と対処法

導入初期は、業務負担が大きい一部の業務に絞って試験的に導入するのが効果的です。
早い段階で成果が実感できれば、社内の納得感も高まり、他業務への展開もスムーズに進められます。
　

毎月の利用料が気になる方も多いですが、SaaSの導入によって業務効率が上がり人件費やミス対応の工数が削減されれば、結果的に総コストを抑えられるケースも多く見られます。
　

SaaSの導入に適した業務とツール例

SaaSは幅広い業務に対応できる柔軟なサービス形態です。
とくに、定型業務の自動化や情報連携の強化が求められるシーンでは大きな効果を発揮します。

ここでは、SaaSの導入によって成果が期待できる主な業務と、導入メリット、おすすめツールを一覧にまとめました。
　

※製品の仕様やサービス内容は変更される可能性がありますので、最新の情報は各社公式サイト等でご確認ください。

SaaS導入には何から着手すればいい？

 まずは「どの業務が非効率なのか」「どこでミスが多いのか」「何に時間やコストがかかっているのか」など、自社の現状と課題を洗い出します。

定量的なデータ（時間、件数、コスト）も一緒に把握しておくと、後の比較検討に役立ちます。
  

「作業時間を短縮したい」「情報共有をスムーズにしたい」「リモートでも使える環境がほしい」など、SaaS導入によって実現したいことを明文化します。

導入目的がはっきりするとSaaS選定がスムーズになります。

社内での利用範囲や対象者を確認するのはとても大事です。
どの部署がどれくらいの人数で使うのか、またどのくらいの頻度で利用するのかを把握することで、どのプランが合っているか、どんな機能が必要かが見えてきます。

部門ごとにニーズが異なることもあるので、各部門に直接話を聞いてみるのもよい方法です。
そうすることで、具体的な要望をしっかり理解できるようになります。

最後に新しいツールを導入する前に、現行の業務フローとどう組み合わせて使うのかをしっかり確認しておきましょう。
どのように業務の流れや操作が変わるのか具体的にイメージしながら、現場への影響を整理しておくのが大切です。
単なる「ツールの置き換え」で終わらせるのではなく、導入をきっかけにこれまでの非効率な手順を見直すチャンスと捉えることも重要です。

まとめ：SaaSは中小企業の「業務の仕組み化」を実現する有効手段

SaaSは単なるITツールではなく、中小企業が抱える「人材不足」「属人化」「業務の非効率」といった経営課題を、手軽かつ効果的に改善できる“仕組み”です。

まずは「効率化できそう」と感じている業務から、小規模に導入を検討してみてはいかがでしょうか。

無料トライアルやデモを活用すれば、リスクを抑えながら効果を確かめることが可能です。
業務効率化の第一歩として、自社に合ったSaaSの導入を前向きに検討してみることをおすすめします。

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